Para hablar de esta política
se hace necesario mencionar la Ley 1712 de 2014, la cual tiene por objeto
regular el derecho fundamental de acceso a la información pública, los
procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la
publicidad de la información
¿Qué regula la Ley 1712 de
2014? El ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda
persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en
posesión o bajo control de los sujetos obligados. El derecho de acceso a la
información general la obligación correlativa de divulgar proactivamente la
información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz,
oportuna y accesible las solicitudes de acceso, lo que lleva a su vez a la
obligación de producir o capturar la información.
Es
importante saber que el ejercicio del derecho de acceso a la información
pública implica:
Conocer la existencia del derecho fundamental .
Reconocer que toda persona tiene derecho a acceder y
conocer, sin necesidad de justificación, sobre la existencia de información
pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados.
Recibir de forma oportuna, veraz, completa, motivada
y actualizada la respuesta a la solicitud de información.
Aplicar el principio de gratuidad y divulgar los
costos de reproducción de la información o de los documentos. Promover y divulgar proactivamente documentos y
archivos que plasman la actividad estatal y el interés público, de forma
rutinaria, actualizada, accesible y comprensible.
Identificar las disposiciones legales o
constitucionales que permitan calificar la información conforme a las
excepciones que expresa la Ley.
Implementar
instrumentos archivísticos que garanticen la disponibilidad de los documentos,
en el tiempo, con el fin de permitir el acceso a la de información pública.
¿A
quién aplica? (sujetos obligados)
A
todas las entidades públicas.
Organismos
y entidades estatales independientes o autónomos y de control.
Personas naturales y
jurídicas, que presten función pública y servicios públicos, respecto de la
información directamente relacionada con la prestación de estos servicios.
Las empresas públicas creadas
por ley, las empresas del estado y sociedades en que este tenga participación.
Partidos o movimientos políticos y los grupos
significativos de ciudadanos. Entidades que administren instituciones
parafiscales, o recursos de naturaleza u origen público.
Personas naturales o jurídicas
que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y
nacionales, sólo en relación con fondos públicos que reciban o intermedien
Según el articulo
24 de la Ley 1712 de 2014, toda persona tiene derecho a solicitar y recibir
información de cualquier sujeto obligado, en la forma, condición que se
establece en la ley y la Constitución. Así mismo a través del Decreto
reglamentario 1081 de 2015, se define que la transparencia puede ser activa o
pasiva.
La Transparencia Activa es un
concepto relacionado con la gestión de la información pública, que como se vio
atrás, significa que los sujetos obligados tienen la obligación de publicar y
divulgar los documentos que plasman la actividad estatal y de interés público,
de manera oficiosa , rutinaria, actualizada , accesible y comprensible
Transparencia
Activa e Implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Este concepto se encuentra
principalmente en el articulo 4 de la Ley 1712, que indica: “El derecho
de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar
proactivamente la información pública y de responder de buena fe, de manera
adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su
vez conlleva la obligación de producir capturar la información pública”
La
definición conlleva a que las entidades deban garantizar este derecho a través
de dos formas:
1.Publicando y divulgando la información mínima
obligatoria respecto a la estructura, servicios, procedimientos, funcionamiento
e información contractual del sujeto obligado.
2.Dejando
a disposición de las personas interesadas la información en los espacios
físicos, las sedes o dependencias y en los sitios web institucionales para que
puedan obtenerla de manera directa o mediante impresiones.
Cada
sujeto obligado deberá publicar de manera oficiosa un mínimo de información
–Definido legalmente- en la pagina principal de su sitio web , con un vinculo o
enlace denominado “ Transparencia y acceso a al información pública” , teniendo
en cuenta los lineamientos de la política de Gobierno Digital, con el fin de
que el público pueda obtener la información de manera directa.
Se debe tener en cuenta que la publicación y divulgación de los documentos en mención debe plasmar la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible …
TRANSPARENCIA PASIVA
Este concepto se encuentra
relacionado con el deber que tiene todo sujeto obligado (entidad(es)) de
brindar respuesta a las solicitudes de acceso a la información de manera veraz,
completa, motivada, actualizada y oportuna respetando los términos establecidos
por la ley.
La
transparencia pasiva está relacionada con el deber de los sujetos obligados de
dar respuesta a las solicitudes de acceso a la información y hacerlo de buena
fe, de manera adecuada, vez oportuna y accesible.
Esta
definición implica que las entidades para dar respuesta requieran tener en
cuenta todos aquellos aspectos que permitan garantizar el acceso al derecho a
la información:
1.Contar con los medios idóneos para recibir las
solicitudes.
2.Poner a disposición del solicitante el procedimiento
especial de solicitud con identificación reservada.
3.Contar con los mecanismos que permitan hacer
seguimiento a la solicitud de información.
4.Permitir al solicitante elegir el medio de respuesta,
conocer el formato y costos de reproducción
5.Informar
sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el
solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida.
El marco normativo que enmarca
la transparencia pasiva, esta dado por….
Ley
1712 de 2014: Esta ley dentro de la
transparencia pasiva enmarca que toda persona tiene derecho a solicitar y
recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que
establece esta Ley y la Constitución Decreto
1166 de 2016: Por otra parte, este decreto
define que una solicitud de acceso a información pública es aquella que, de
forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier
persona para acceder a la información pública.
¿Cómo
contribuye la caracterización de usuarios en la solicitud de información
pública?: Desde la dimensión de Direccionamiento Estratégico
y Planeación dentro de MIPG, se habla de realizar una reflexión inicial por
parte de las entidades, que implica caracterizar a qué grupo de ciudadanos debe
dirigir los productos y/o servicios con el propósito de segmentar y reconocer
los grupos de valor.
Conocer las personas y sus
necesidades de información es un aspecto relevante para garantizar una
respuesta a las solicitudes de información de forma oportuna, la
caracterización de usuarios facilita a laos sujetos obligados conocer con mayor
detalle las personas y los grupos poblacionales que usan los servicios de la
entidad, y con esta información facilitar y disponer de canales oportunos para
que las personas puedan solicitar y resolver sus necesidades de información
pública.
Se presentan ocasiones donde no
resulta fácil identificar cual decisión debe tomarse para garantizar el derecho
de acceso a la información. Para tal fin existen principios , que dan los
lineamientos para proteger dicho derecho…
A continuación se enmarcan los
principios base para la interpretación y aplicación de la Ley de Transparencia,
los cuales serán la base para su cumplimiento y en consecuencia para garantizar
el efectivo ejercicio del derecho a la información pública.
- Principio de transparencia.
- Principio de buena fe.
- Principio de facilitación.
- Principio de no discriminación
- Principio gratuidad
- Principio celeridad
- Principio eficacia
- Principio de calidad de la información.
- Principio de divulgación proactiva de la información.
- Principio de máxima publicidad.
- Principio
de responsabilidad en el uso de la información.
Es importante que a nivel de
las entidades se identifiquen los Instrumentos de Gestión de Información –
Ley 1712 de 2014, a través de:
Registros
(inventario) de Activos de Información - Indice de Información Clasificada y
Reservada
- Esquema de Publicación de Información
- Programa de Gestión Documental
Es importante definir a que
hace referencia los “Instrumentos de gestión de Información”, ya que se
constituyen como una serie de herramientas a través de las cuales, las
entidades, deben organizar su información para presentarla.
Son instrumentos fundamentados
en la importancia de la gestión y conservación de archivos de cada entidad,
para garantizar la disposición, conservación y trazabilidad de la información.
A continuación se explicara de
manera detallada cada uno de los instrumentos ….
Registro
de Activos de
Información: Se define como el inventario
de información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera,
transforme o controle en su calidad de tal. Los cuales deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
Categorías de información del
sujeto obligado: estas categorías son las identificadas como
series documentales incluidas en las Tablas de Retención Documental TRD
Toda la información publicada:
Hace referencia a los documentos que ya han sido publicados anteriormente
por la entidad, incluso los que no aparecen actualmente en la página web
oficial.
Información disponible para
ser solicitada por el público: toda información disponible
para ser solicitado por el público actualmente.
Publicar en Datos Abiertos del
Estado
Índice
de información clasificada y reservada: Se entiende como el inventario
de información pública que ha sido calificada como “Clasificada o reservada”.
Para ello definamos a que corresponde cada una de las mismas:
Es “clasificada” la información que involucre los derechos privacidad y a la intimidad que esté incluida en hojas de vida, historia laboral y expedientes pensionales, entre otros (artículo 18 de la ley 1712 de 2014)
Aquella Información exceptuada
por daño a los intereses públicos. es toda aquella información pública
“reservada”, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y
por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso
estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional: a) La
defensa y seguridad nacional; b) La seguridad pública; c) entre otros (artículo
19 de la ley 1712 de 2014)
Aspectos a tener en cuenta para el manejo de la información clasificada y reservada
En
lo que respecta a la información clasificada o reservada los sujetos obligados
deben:
- Elaborarlo en formato de hoja de calculo
- Adoptarlo y actualizarlo por medio de un acto
administrativo (o documento equivalente de acuerdo a su régimen legal), suscrito
por funcionario o empleado de nivel directivo
- Actualizarlo cada vez que una información sea
calificada como o clasificada y cuando dicha calificación se levante, conforme
a lo establecido en el mismo índice y en el programa de gestión documental.
- Publicarlo
en el mismo sitio web oficial y en el portal de datos abiertos del estado
colombiano.
El
cumplimiento de estos pasos, permitirá:
- Que la ciudadanía conozca cuáles son los documentos
que tienen acceso restringido.
- Facilitar
las respuestas a solicitudes de acceso a la información pública reservada o
clasificada, dado que dichas respuestas deben basarse en este Índice
En este instrumento lo que se
busca es que el sujeto obligado consolide un documento que muestre al publico ,
de forma ordenada, la información que tiene publicada y la que publicará ,
precisando los medios en los cuales puede acceder a la misma…
Como mínimo , el esquema de publicación de información debe incluir:
1. La lista de información mínima exigida por
los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712
2. La
lista de información publicada Conforme a lo ordenado por otras normas Información de
interés para la ciudadanía publicada
de forma proactiva por la Entidad
en el sitio Web
oficial
¿Cómo la política de Servicio al Ciudadano contribuye a la implementación de la Ley de Transparencia?
La política de servicio al
ciudadano tiene el propósito de facilitarle el acceso de los ciudadanos a
sus derechos, mediante los servicios de la entidad, en todas sus sedes y a
través de distintos canales; bajo principios de información completa y clara,
de igualdad, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad, eficiencia,
transparencia, consistencia, calidad y oportunidad en el servicio, teniendo
presente las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano.
GLOSARIO
Accesibilidad:
de fácil acceso,
comprensión y entendimiento por parte de la ciudadanía.
Datos
abiertos: son
todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos
estándar e interoperables que facilitan su acceso
y reutilización, los cuales están bajo custodia de las entidades públicas o
privadas ( Ej. Bases de datos en Excel).
Información pública: es toda información que una entidad que maneja recursos públicos obtenga, adquiera o controle.
Índice de Información Reservada y Clasificada: Inventario de la información pública que puede causar daño a determinados derechos o intereses públicos, por lo que no es publicable. Este índice es útil para que la ciudadanía conozca de antemano cuáles documentos o que tipo de información tienen acceso restringido.
Información pública clasificada: información cuyo acceso público puede causar daño a los siguientes derechos: derecho a la intimidad, derecho a la vida, salud o seguridad, o perjudicar los secretos comerciales, industriales y profesionales.
Información pública reservada: Es aquella información cuyo acceso público puede ser denegado, en las siguientes circunstancias: la defensa y la seguridad nacional, la seguridad pública, la prevención investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, entre otro aspectos.
Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Transparencia
pasiva: obligación
de gestionar y responder las solicitudes de información de la ciudadanía bajo los
plazos establecidos, y teniendo en cuenta los principios de publicidad,,
transparencia, celeridad, eficacia ,y calidad de la información
Transparencia
activa: obligación
de publicar proactivamente información sin que medie petición alguna, a través
de los medios oficiales (sitios web, carteleras, gacetas , etc.).
Todos los textos han sido tomados del Módulo "Información y Comunicación" del Curso: Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, ofrecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
Esteban Excelente información audiovisual gracias por compartir gracias y exitos
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